Use linguagem humana normal
Por exemplo, escreva begin e não commence, help em vez de assist.
Abaixo, várias palavras do dia-a-dia que geralmente são mais bem compreendidas do que a variante mais formal.
Todos os dias & amigável
expect
extra
find out
keep
leave out
part
repay
unnecessary
wrong
Formal & distante
anticipate
supplementary
ascertain
retain
omit
component
reimburse
superfluous
incorrect
The decision has been taken to reduce working hours. [passivo]
O primeiro exemplo é ativo, uma pessoa (nós) fez alguma coisa e é o sujeito do verbo. Tomamos uma decisão.
O segundo exemplo é passivo: o sujeito (a decisão) não fez nada, mas algo foi feito com ele. A decisão foi tomada.
Linguagem passiva
A ênfase está na ação e não na pessoa que a executa.
No entanto, muitas vezes a pessoa que realiza a ação é uma parte essencial da mensagem.
No primeiro exemplo, "nós" assume a responsabilidade pela decisão. Evitamos isso na segunda frase de exemplo. Você pode não querer assumir a responsabilidade pela ação e, em seguida, é claro que uma construção passiva é útil, mas na correspondência comercial uma forma ativa de escrita costuma ser mais clara e amigável, e é melhor assumir a responsabilidade pelas ações.
Exemplos disso são o 'infinitivo dividido' (que não deve haver uma palavra entre to e o verbo), a 'regra' com a qual você nunca poderia terminar uma frase com uma preposição e a ideia com a qual você não pode incluir uma frase and ou but pode começar.
Compare as duas frases a seguir:
The manager would like a more detailed explanation of for what this budget will be used.
A primeira frase parece natural, a segunda (com a preposição no lugar gramaticalmente correto) torta e antinatural.
E nunca se esqueça de ler seu e-mail com atenção (de preferência em voz alta) e ativar a verificação ortográfica!
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